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Digitalisierung startet beim Mitarbeiter

Mitarbeiter entscheiden über Erfolg oder Misserfolg der Digitalisierung im Unternehmen. Wir geben Ihnen drei Tipps für erfolgreiches IT Change Management.

Mitarbeiter stellen nicht nur den Kern eines jeden Unternehmens dar, sondern sie entscheiden auch über die Erfolgsquote jeglicher interner Projekte. Angestellte üben somit unbewusst einen immensen Einfluss auf unternehmensinterne technologische Änderungen oder Innovationen. Um die positiven theoretischen Effekte der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen nicht zu gefährden, erklären wir Ihnen in diesem Artikel, wie Sie Ihr IT Change Management erfolgreich gestalten.

Ein Beispiel zu Beginn

Strategische Prozessänderungen oder unternehmensinterne Anpassungen sind meist Angelegenheiten der Führungsebene. Häufig finden jene Entscheidungen über den Köpfen der Mitarbeiter hinweg statt. Jedoch sind die Mitarbeiter täglich von den Auswirkungen der Maßnahmen betroffen, weshalb der Erfolg oder Misserfolg oftmals an der Adaption der neuen Technologie oder der Prozesse auf Mitarbeiterseite liegt.

Ein Beispiel: führt ein lokaler Friseursalon ein neues digitales Kassensystem ein, ohne seine Friseure vorher über einen Kassenwechsel zu konsultieren und in das neue System einzuführen, so besteht die Chance, dass anfangs die Stimmung im Laden sinkt und der alte Weg der Abrechnung weiterhin genutzt wird. Um den Übergang so effizient wie möglich zu gestalten und das Potenzial aus den Neuerungen sofort zu erschließen, zeigen wir Ihnen hier drei praxisrelevante Tipps für Ihr Unternehmen.

Digitalisierung bedeutet Veränderung

Hinter Digitalisierung verbirgt sich die Automatisierung von unternehmensinternen Prozessen mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechnologien, wobei die Distribution von Daten und Informationen entlang der Wertschöpfungskette in Echtzeit gelingt (Quelle).

Darauf aufbauend, ermöglichen digitale Technologien durch Prozessverbesserung und Erhöhung der Effizienz im Management vom Produkteinsatz die Unternehmensperformance.

Folglich birgt die digitale Transformation von Definition aus bereits einen gewissen Anpassungsprozess in jedem Unternehmen. Im Rahmen unserer Kundenprojekte konnten wir die in Abb. 1 visualisierte Ereigniskette feststellen.

Abb. 1: Kreislauf bei der Umsetzung digitaler Projekte

In vielen Fällen starten digitale Projekte mit einer klassischen Problemanalyse. Prozesse werden hinterfragt oder als überholt angesehen, weshalb auf Basis von quantitativer Analyse und intensiver Recherche nach einem neuen Lösungsansatz gesucht wird.

In der Folge entscheidet die Führungsebene – ohne Mitarbeiter auf operativer Ebene einzubeziehen – über einen neuen Ansatz. Danach erfolgt die operative Integration der neuen Lösung. Während der Überwachungsphase stellen dann viele Unternehmen fest, dass das digitale Projekt nicht zum gewünschten Erfolg führt, sodass eine erneute Prozessanpassung vorgenommen werden soll.

Der Kreislauf starten somit von vorne und erneut verbrennt die Firma Ressourcen. Doch das kann vermieden werden. Wie? Folgen Sie hierfür unsere drei folgenden Tipps.

Tipp #1: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein.

Das Friseur-Beispiel zeigt die Wichtigkeit der internen Kommunikation. Ihre Mitarbeiter kennen die operativen Prozesse besser als Sie. Gehen Sie dementsprechend auf Ihre Angestellten zu und nutzen Sie Methoden der qualitativen Marktforschung.

Verlassen Sie sich im Rahmen der Problemdefinition nicht nur auf quantitative Analysen, sondern setzen Sie auch gezielt auf Mitarbeiterbefragungen, Tiefeninterviews oder Videotagebücher, um die zu hinterfragenden Prozesse genau zu verstehen.

Lassen Sie die Mitarbeiter mitbestimmen und deren Feedback in die Lösungsfindung mit einfließen. Ein gezieltes Mitarbeiterfeedback beschleunigt die spätere Adaption der neuen Prozesse und erhöht die Zufriedenheit in Ihrer Belegschaft.

Folglich steigern Sie dadurch nicht nur die Effizienz und minimieren böse Überraschungen, sondern verbessern gleichzeitig noch das Betriebsklima. Es entsteht eine Win-Win Situation auf allen Ebenen.

Tipp #2: Schaffen Sie von Anfang an Transparenz.

Zeigen Sie Ihrem Team von Beginn an auf, warum genau Sie Änderungen vornehmen wollen. Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt, wenn Sie die Strategie hinter Ihrer Maßnahme klar und deutlich kommunizieren.

In einem früheren Blog-Artikel haben wir bereits beleuchtet, inwieweit Prozessautomatisierungen die Produktivität und Prozessqualität erhöhen kann. Jedoch können solche Automatisierungen auch zu unbehaglichen Gefühlszuständen bei den Mitarbeitern auslösen. Denn automatisch assoziiert der Mensch damit Kürzungen und Einsparungen.

Mitunter zeigen Beispiele aus der Praxis genau das Gegenteil: digitale Projekte entlasten das Team von wiederkehrenden Routineaufgaben. Somit ist die Angst innerhalb der Belegschaft, dass Roboter automatisch zu Kündigungen führen, verständlich, aber nicht zielführend.

Beugen Sie dem vor, indem Sie klar und deutlich frühzeitig Spekulationen im Keim ersticken. Definieren Sie Digitalisierungsziele und Zwischenschritte, wie Sie dort hingelangen.

Ihre Mitarbeiter danken es Ihnen, weil sie Teil der Lösung sind und aktiv an der Umsetzung mitwirken. Nur wenn die Ziele bekannt sind, versteht das Unternehmen die angestrebten Änderungen.

Tipp #3: Wertbasierte Vorteile kommunizieren.

Achten Sie bei der Kommunikation auf wertbasierte Argumentationsketten. Eine klare Kommunikation muss auf Augenhöhe erfolgen.

Hierfür kann eine erfolgreiche Vertriebsstrategie angepasst werden. Beim sogenannten value based selling (wertbasierter Verkauf) geht es darum, dem Kunden den Mehrwert in den Mittelpunkt zu stellen. Nicht etwa die Produktfeature.

Genau das Prinzip empfehlen wir Ihnen bei der Mitarbeiterkommunikation während der digitalen Transformation. Zeigen Sie Ihren Angestellten die Mehrwert auf. Wie viel Zeit spart der Mitarbeiter täglich ein, wenn das digitale Projekt umgesetzt wird? Wird der Mitarbeiter von lästigen Routinearbeiten befreit?

Bonus: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht im Regen stehen.

Unternehmen führen neue Prozesse und Technologien mit der Hoffnung ein, Effizienz und Produktivität zu steigern. Dabei nimmt die Vorab-Recherche und die Entwicklung oder die Kaufentscheidung einen großen Raum ein. Jedoch vergessen viele Unternehmen nach der Einführung Ihre Mitarbeiter auch abzuholen und Schulungen auf den Gebieten anzubieten.

Die Prämisse ist dann meistens „learning by doing“, sprich es wird davon ausgegangen, dass die Neuerungen selbsterklärend sind und bei der täglichen Auseinandersetzung die Effizienz und Produktivität von alleine kommt.

Die empirische Forschung zeigt jedoch, dass das Vermitteln von IT-Kompetenz an die Mitarbeiter und somit die Auseinandersetzung mit der neuen Technologie ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Implementation von digitalen Projekten ist. Durch die ansteigende Komplexität und Vernetzung der digitalen Infrastruktur, erscheint eine gezielte Förderung der Mitarbeiter als zielführend.

Je einfacher und intuitiver die Mitarbeiter die digitalen Möglichkeiten innerhalb des Unternehmens wahrnehmen, desto schneller findet die Adaption und intensivere Nutzung statt. Mitarbeiter fühlen sich mit den neuen Prozessen wohler, woraus folglich die erhofften Mehrwerte für das Unternehmen entstehen.

Einer der Hauptgründe für die vergleichsweise langsame Entwicklung der digitalen Transformation in Deutschland sind die fehlenden IT Kompetenzen. Deswegen sehen befragte Unternehmen in einer Studie die Ausbildung eigener Mitarbeiter in diesem Bereich als immer wichtiger an.

Wollen auch Sie Ihre Mitarbeiter im Bereich IT oder digitalem Marketing schulen? Dann melden Sie sich bei uns. Wir bieten individuelle Workshops für Ihre spezifischen Anliegen.

Fazit

Im Zuge der digitalen Transformation ist die Mitarbeiterkommunikation und Einbeziehung immens wichtig. Hierbei entscheidet sich, ob digitale Projekte erfolgreich adaptiert und das volle Potenzial ausgeschöpft wird. Ein gezieltes Mitarbeiterfeedback sowie Weiterbildungen zur Erreichung digitaler Kompetenz entlang der Belegschaft optimieren nachweislich die Umsetzung.

LG, Markus Richardt von hiTema GmbH


Über hiTema: 

hiTema ist ein IT- und Marketingberatungsunternehmen aus Bernburg. Wir spezialisieren uns auf individuelle Softwareentwicklung, Data Science und Digital Marketing.

Als geborene Bernburger haben wir uns das Ziel gesetzt, die Digitalisierung in Bernburg und der Region voranzubringen sowie Bernburg bei der Umsetzung digitaler und innovativer Ansätze mit unserer Expertise zur Seite zu stehen.

Mehr über hiTema finden Sie unter: www.hitema.eu

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